Le parcours d’intégration, ou onboarding, est un parcours important pour toute fonction RH. Comme dit l’adage, « on n’a qu’une chance pour faire une bonne impression ». Il s’agit bien souvent d’un parcours considéré comme complexe car les actions sont menées par de multiples parties prenantes. Les outils doivent être rapidement appréhendés par le nouveau collaborateur qui reçoit de nombreux messages en même temps qu’il doit apprivoiser son nouvel environnement.
La refonte du parcours d’intégration, un projet stratégique à plus d’un titre :
Nous avons eu l’occasion de restructurer un tel parcours pour un de nos clients et nous souhaitons partager avec vous quelques retours d’expérience.
Après être intervenu en 2020 et 2021 dans le cadre du programme de transformation « Manager dans la Complexité », nous avons été sollicités à nouveau début 2022 par la Direction des Ressources Humaines d’une mutuelle chargée de proposer des offres de couverture à destination des fonctionnaires publics territoriaux. Cette mutuelle fait partie du monde de l’économie sociale et solidaire et dispose d’agences maillant le territoire français.
L’entreprise a fait appel à nous pour refondre son parcours d’intégration, avec l’ambition d’améliorer l’expérience du collaborateur nouvel entrant tout au long de ses premiers mois à la MNT. Les enjeux étaient forts : en premier lieu susciter un engagement plus fort de la part du collaborateur dès son intégration mais aussi accélérer le sentiment d’appartenance à l’organisation ou encore fluidifier les échanges grâce au digital.
Un projet mené dans une logique de test & learn avec une phase d’expérimentation :
Le fait de refondre ce parcours et de le digitaliser était une nouveauté pour l’entreprise. Afin de pouvoir tester tant des solutions technologiques que des nouveaux modes de fonctionnement, nous avons rapidement pris le parti de faire de ce projet une expérimentation, un Proof of Concept (POC) avant un passage à l’échelle.
Pour la première phase de co-construction, nous avons réuni différents services de la Direction des Ressources Humaines (équipes recrutement, communication RH, formations et professionnalisation, SIRH, RH de proximité) ainsi que différents interlocuteurs métiers dont un Directeur Régional qui a joué le rôle de sponsor auprès des instances dirigeantes.
Durant cette première phase, nous avons :
- Identifié l’existant : ce qui était envoyé, à qui, à quel moment, par qui.
- Identifié des premiers manques qu’il convenait de combler.
- Formalisé le parcours
- Mis les différents supports à disposition des collaborateurs et managers, clarifié les mails…
Une seconde phase a porté sur :
- La précision des rôles de chacun;
- La conception et l’envoi d’une box de bienvenue (livret, goodies, …) ;
- Le lancement d’un dispositif de parrainage, etc.
Une fois cette étape franchie, nous avons voulu tester ce nouveau parcours auprès des nouveaux arrivants et de leurs managers accueillants. En effet un « parcours d’intégration » n’est pas qu’un processus avec une succession d’étapes mais doit être avant tout vu comme le reflet de l’expérience collaborateur et manager souhaitée par l’entreprise. Il est à ce titre crucial de collecter les feedbacks de ces collaborateurs et managers, avec une symétrie des attentions. Et de les collecter avant et après le lancement du POC. Il s’agit lors de ces feedbacks de voir quels sont les points de satisfaction et les irritants pour chacun et de chercher comment les améliorer.
Mais plutôt que de préciser chronologiquement toutes les étapes, d’un projet qui a duré plus d’un an, je souhaite vous partager quelques facteurs clefs de succès pour vous aider à mettre en place demain un tel projet au sein de votre organisation.
Les facteurs clefs de succès pour mettre en place et pérenniser un nouveau parcours d’intégration digitalisé :
Pour pérenniser un tel parcours, il est utile de considérer 3 facteurs clefs de succès:
- Initier une démarche d’amélioration continue du parcours :
- En collectant rapidement des feedbacks sur chaque étape du parcours d’intégration (l’onboarding ce n’est pas que le premier jour !) : la pré-intégration (avant l’arrivée du collaborateur), la découverte (les deux premières semaines) et les premiers mois (la fin du parcours d’intégration).
C’est grâce à ces feedbacks réguliers tant qualitatifs par le biais d’interviews que quantitatifs par le biais de questionnaires que vous pourrez identifier ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré (en ne se concentrant pas que sur ce qui doit être amélioré) ;
- En collectant des feedbacks du collaborateur accueilli et du manager accueillant : les deux apportent des regards différents car vivent une expérience différente.
- Privilégier une approche itérative afin de pouvoir tester des nouvelles solutions qui pourront bien souvent remplacer des mails, souvent en nombre conséquent :
- Procéder étape par étape dans vos améliorations, afin de tester et itérer ;
- Informer régulièrement les parties prenantes en précisant les bénéfices attendus pour l’expérience collaborateur.
- Enfin, pérenniser la dynamique de co-construction et de gouvernance transverse, initiée lors de l’expérimentation.
L’amélioration de ce parcours prend du temps, doit être considérée comme un projet à part entière et doit être pilotée.
Vous souhaitez échanger sur la manière de procéder ? On en parle ?
Cet article vous a intéressé, vous vous posez des questions sur votre parcours d’intégration ?
Nous voulions à travers ce retour d’expérience vous partager quelques recommandations. Chaque contexte étant différent, nous serons ravis d’échanger sur vos enjeux, vos besoins et voir avec vous comment adapter ce parcours pour en faire un levier d’attraction et de fidélisation des talents.
