Le projet initial
En 2020, nous avons initié la phase de cadrage du dispositif sans imaginer que deux ans après, la cellule de veille transverse et ses référents thématiques auraient produit leur 15ème newsletter auprès d’un nombre toujours plus important de destinataires. Nous avons aujourd’hui intégré cette activité dans notre offre de services et lancé une communauté de veilleurs.
Le projet visait initialement à coordonner les différentes activités de veille de l’organisation et dont la valorisation n’était pas une préoccupation première, pour permettre à notre client de parler « d’une seule voix » auprès du réseau bénéficiaire qu’il sert et en cohérence avec leurs besoins.
Le premier pilier de développement du projet a consisté à « sauter dans la piscine » pour éprouver des modes de fonctionnement collectifs. Nous avons défini une gouvernance avec un comité ad-hoc pour s’assurer de la ligne éditoriale commune et un comité projet pour assurer la dynamique, puis itéré et construit une organisation réunissant l’ensemble des directions métiers. Le deuxième temps a été consacré à la production de livrables ciblés apportant une réelle plus-value aux lecteurs destinataires de cette veille spécifique (innovation stratégique, pédagogique, activités spécifiques au BTP, etc).
Une diversité de formats de veille pour apporter de la valeur aux lecteurs
Dans un environnement où chacun reçoit des newsletters fréquemment, il est nécessaire de se différencier. Si la veille consiste à mettre en évidence des grandes tendances et des signaux faibles, nous avons collectivement proposé de nouveaux formats : notes de conjonctures, retours sur une learning expedition (LEX), retours sur des salons et événements, articles témoignages/regards d’experts sur des évolutions majeures. Les experts métiers ont choisi puis rédigé chaque article.
Enfin, nous avons décidé de placer de façon systématique le besoin informationnel des destinataires au cœur de nos réflexions et des actions de la cellule de veille. Grâce aux différentes études de satisfaction et aux feedbacks recueillis, la pertinence des informations partagées a été évaluée et mesurée. L’équipe projet s’est adaptée pour faire pivoter la stratégie de production en ancrant durablement la marque « Tendances BTP » dans le paysage de la veille pour la formation du BTP.
Une prise en compte de la satisfaction client qui nous permet de pérenniser le projet
Au bout d’un an, nous avons sélectionné une plateforme de veille afin de sourcer plus facilement du contenu original à valeur ajoutée. Un accompagnement spécifique a été réalisé pour permettre de renforcer les usages, avec des temps d’animation percutants à intervalles réguliers et visibles à l’accueil de notre client : stands informationnels sur la veille, petits-déjeuners thématiques, etc.
Cette première phase permet d’identifier quelques bonnes pratiques afin de pérenniser la démarche :
- L’importance de favoriser le jeu collectif et célébrer les succès (même petits): chacun avançant à un rythme différent, il est pertinent de mettre en place des séquences rédactionnelles croisées, d’entraide afin que des « champions » aident leurs collègues ;
- Ne pas vouloir tout faire, tout de suite: la mise en place d’une activité de veille est une démarche progressive avec un renforcement de la dynamique à long terme ;
- Parmi une offre abondante de plateformes, l’expérience utilisateur et la méthodologie d’accompagnement sont des critères différenciants ;
- Le sponsorship est indispensable pour faire jouer le collectif dans la durée : donner du sens, valoriser et inspirer ;
- La mesure de la satisfaction est clé pour juger de la pertinence des productions mais aussi pour mobiliser les acteurs.
A l’issue de ces deux ans qui nous ont permis de renforcer la maturité du projet, nous avons pris la décision d’aller plus loin et de lancer une communauté de veilleurs externes.
Le lancement d’une communauté de veilleurs : les bonnes pratiques
Le lancement de la communauté de veilleurs est un prolongement de la cellule de veille mise en place depuis deux ans. Le développement de communautés est une expertise de plus en plus sollicitée ces derniers mois, et si l’objet des communautés diffère (communauté d’intérêt, communauté de pratique, …), on observe de nombreux points communs.
Les principaux éléments constitutifs de la raison d’être de cette communauté de veille sont entre autres, le partage de retours d’expérience sur des innovations technologiques et pédagogiques, le partage de connaissances et de bonnes pratiques (de techniques et de sources de veille, etc.) ainsi que le renforcement des liens entre membres d’une communauté dispersée territorialement dans le cadre de temps d’échange physiques et digitaux.
La première phase du projet a été de co-construire la raison d’être, les objectifs majeurs et les activités possibles pour la communauté en nous appuyant sur un groupe ressource, dit « groupe Alpha ». Ce groupe de volontaires d’aujourd’hui constituera nos ambassadeurs de demain. Il nous permettra d’éprouver nos modes de fonctionnement et sera le moteur de l’animation de la communauté en veillant au respect de la charte que nous avons définie.
Les prochaines étapes vont permettre le renforcement de la dynamique autour de cette communauté via la création d’un espace collaboratif partagé qu’il s’agit d’animer pour générer du trafic, des interactions, du partage de connaissance et d’expertise.
Nous vous partagerons d’autres bonnes pratiques et facteurs clés de succès sur le développement des communautés dans une prochaine newsletter. Si d’ici là vous avez des questions sur la mise en place d’une offre de service de veille transverse en interne et/ou auprès de vos clients, ou si vous souhaitez mettre en place des communautés dans votre organisation ou auprès de votre écosystème, nous serons ravis d’échanger avec vous sur le sujet.
