“Do the things right. Do the right thing! »
C’est ce qu’un de mes clients sur la gestion de portefeuille me répète régulièrement.
Il est important de bien réaliser les projets, mais il est tout aussi important de faire les bons projets, au bon moment, avec les bons acteurs pour l’entreprise.
La gestion de portefeuille ; quels sont les prérequis ? À quoi ça sert ? Pourquoi le fait-on ?
Je ne vais pas vous parler ici d’une recette miracle. Au risque de vous décevoir, il n’y en a pas. Une démarche de mise en place de pratique de gestion de portefeuille s’inscrit dans le temps, demande des efforts et une implication forte des collaborateurs et managers. Pour autant, il y a des éléments clés à mettre en place pour en assurer sa réussite.
Do the things right ! L’importance d’abord, de mettre en place une méthodologie de gestion de projets :
Une méthodologie de gestion de projet uniforme est essentielle pour garantir la cohérence et la transparence dans la gestion du portefeuille de projets. Cela peut inclure l’adoption de cadres reconnus tels que PMI (Project Management Institute) ou PRINCE2, adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise. Il peut aussi s’agir de méthode propre à l’entreprise, l’important étant qu’elle soit partagée et les collaborateurs formés (nous pouvons vous accompagner : digital akademy).
Chez nos clients : Quoi que les grandes lignes de définition d’un projet aient été largement partagées, de nombreuses questions se sont posées sur la définition exacte, quand est-ce qu’une demande est considérée comme un projet ? S’agit-il de venir le définir par le budget ? les ressources hommes ? le temps passé ?
Nous pensons qu’il est nécessaire de définir au minimum pour l’organisation / l’équipe :
- Qu’est-ce qu’un projet ? Eléments clés pour l’organisation de définition d’un projet
- Les phases du projet, qu’est-ce qu’on y fait et les critères pour passer d’une phase à l’autre
- Les métriques / KPI : comment sait-on qu’un projet va ou ne va pas bien ?
- Les rôles dans le projet : qui fait quoi et quand ?
- Les livrables : que doit on livrer et comment ?
- Les instances de suivi et pilotage pour s’assurer de la réussite du projet
- La roadmap : comment y va-t-on ?
- La création de valeur : qu’apporte-t-on à notre client ? Le pourquoi du projet.
- Les interdépendances : de quoi ai-je besoin pour réaliser ce projet ?
- La gestion des ressources et la capacité à faire
L’importance de développer une culture de gestion de projets à tous les niveaux passe par :
1. Former ses équipes et les accompagner à la gestion de projets
Pour garantir le succès à long terme du management du portefeuille de projets, il est nécessaire de développer une culture d’entreprise axée sur la gestion de projet. Cela implique la formation des équipes, la promotion de bonnes pratiques et la reconnaissance de la valeur stratégique de la gestion de projet. Les managers et le/la PMO proposent et appuient ces pratiques de gestion de projet auprès des équipes.
Implémenter une méthodologie de gestion de projet, cela équivaut à implémenter un nouveau processus, de nouveaux templates, de nouveaux repères pour les équipes. C’est dire mener un projet de change, de transformations des pratiques dans l’équipe.
Afin que les collaborateurs comprennent et s’emparent des outils proposés, nous accompagnons les collaborateurs dans la prise en main de la méthodologie à travers des formations, des ateliers, des suivis individuels et tout simplement en étant toujours disponible pour répondre à leurs questions. Ce que nous cherchons, c’est faire monter en compétences, progressivement, les collaborateurs et les managers. Pas de big bang ! On explique chaque étape, on donne du sens, on revient aux enjeux, on répète, on prend du temps avec les collaborateurs et les managers.
Chez nos clients: Nous avons mis en place de nouveaux modèle de reporting projets, nous avons dans un premier temps fait avec eux, en organisant des rituels réguliers, après plusieurs semaines, nous les laissons remplir ces reporting projets, et venons maintenant en appui ponctuel si nécessaire.
2. Accompagner les managers dans leurs frustrations !
Vous pouvez rencontrer des managers qui ont une vision de ce que devrait être la gestion de projet au sein de leur équipe : ils voient le top, la brique finale. Pour éviter que nos clients ne ressentent de frustration en constatant que leurs équipes ne répondent pas à leurs attentes, nous collaborons avec eux pour identifier les étapes nécessaires à l’amélioration progressive des compétences de leurs équipes.
Nous les encourageons à définir des attentes claires et en fournissant un soutien adapté, nos clients peuvent jouer un rôle déterminant dans l’adoption et l’application efficaces des méthodologies de projet par leurs équipes. Nous travaillons avec les managers afin qu’ils prennent conscience des acquis et de la progression de leurs équipes. Il est parfois important de réaffirmer d’où l’on part.
Chez nos clients : Dans un projet récent nous avons fait un état des lieux des pratiques, pour à la fois montrer l’écart avec l’ambition mais aussi s’inspirer des meilleures pratiques déjà en place.
On ne laisse pas les projects managers dans un coin.
Les managers peuvent aussi être frustrés quant aux différents niveaux de maturité des équipes au sein d’une même direction, il s’agira alors de s’assurer que l’équipe responsable du portefeuille / des projets propose un accompagnement adapté à chaque équipe, voire de proposer des binômes entre chefs de projet d’équipes différentes ou d’autres systèmes permettant de transmettre les connaissances et pratiques, directement entre pairs.
Do the right things ! À quoi sert la gestion de portefeuille
La gestion de portefeuille de projets n’est pas révolutionnaire et malgré ça, c’est souvent une pratique immature chez nos clients. Pourtant, lorsqu’elle est mise en place correctement, elle permet d’amener :
- Une priorisation claire : un portefeuille de projets permet de hiérarchiser les initiatives en fonction de leur importance stratégique et de leur contribution attendue, ce qui aide les dirigeants à prendre des décisions éclairées sur l’allocation des ressources.
- Un alignement sur la stratégie et la création de valeur : un portefeuille de projets bien géré assure un alignement étroit avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Cela garantit que les projets contribuent de manière significative à la réalisation des objectifs globaux de l’organisation.
- S’assurer d’aller dans la même direction : la gestion de portefeuille ne s’arrête pas à une liste de projets, particulièrement sur le lancement des projets. Un projet bien préparé dans les bonnes conditions permet de s’accorder sur les types de projets à mener, les critères de sélection et d’en faire base commune de discussion pour l’arbitrage des projets.
- Meilleure visibilité et transparence : la gestion centralisée du portefeuille offre une visibilité accrue sur l’ensemble des projets, permettant aux parties prenantes de suivre facilement les progrès, de prendre des décisions informées et d’identifier les domaines nécessitant une attention particulière.
- Embarquer les collaborateurs : inscrire un projet dans le portefeuille permet aussi d’inscrire dans une démarche globale et démontrer facilement la contribution du collaborateur à la stratégie de l’entreprise (questionnement du type: quels sont les éléments extérieurs qui appuient la réalisation de ce projet ; à quoi va-t-il servir / quels seront ses impacts ; quel est l’intérêt du.de la collab à participer à ce projet.)
Enfin, le projet n’est pas une bulle autonome
Ce qu’il est important de retenir, c’est que « le projet n’est pas une bulle autonome. » Mettre en place des pratiques sur ces sujets permet au collaborateur d’appréhender de nombreuses autres compétences :
- Prendre de la hauteur et être capable d’inscrire son travail dans la vision de l’entreprise,
- Renforcer la relation avec les métiers via la gestion de la demande,
- Gérer ses ressources et les capacités nécessaires au bon fonctionnement de son projets,
- Comprendre des sujets adjacents voir dépendants via la dependency management.
